Você sabia que construir um fluxograma de atendimento para WhatsApp é essencial para estruturar a comunicação da sua empresa?
Pois é, oferecer um bom atendimento pode agregar valor aos seus produtos e serviços, além de contribuir para fidelização dos seus clientes.
De acordo com uma pesquisa feita pela Panorama Mobile Time/Opinion Box, o WhatsApp é o aplicativo mais acessado pelos brasileiros durante o uso do celular.
Instalado em 99% dos smartphones, o aplicativo de mensagens instantâneas tem se mostrado cada vez mais forte e sendo utilizado também por empresas que buscam aprimorar a comunicação com seus consumidores.
Mas para que isso dê certo, é necessário estruturar processos e construir um fluxograma de atendimento para WhatsApp a fim de garantir a melhor experiência para seus consumidores.
E você, sabe o que é um fluxograma de atendimento? Caso não, prossiga com a leitura e confira mais detalhes a respeito deste assunto.
O que é um fluxograma?
Em suma, o fluxograma nada mais é do que uma representação gráfica de todos os processos que podem existir nos setores de uma empresa.
Então, através dele se torna possível visualizar de maneira mais simples o fluxo de atividades e compreendê-las facilmente.
São usadas formas geométricas, setas e descrições bem sucintas sobre cada processo, mas antes que você pense que pode utilizar qualquer tipo de símbolo, saiba que o fluxograma já especifica qual tipo de desenho técnico deve ser utilizado a fim de padronizar essa documentação.
Dessa forma, cada ícone escolhido deve, de fato, representar o processo descrito para que exista a compreensão de todos a respeito do processo relatado.
Lembrando que quanto mais simples e objetivo for o seu fluxograma, melhor será o entendimento dos processos representados.
O que é um fluxograma de atendimento para WhatsApp?
Agora que você entendeu o significado de um fluxograma, se torna mais fácil visualizar como ele pode ser utilizado para tornar o atendimento ao cliente realizado pelo WhatsApp muito mais ágil e assertivo.
Se a ideia do fluxograma é representar de maneira mais simples os processos, com certeza ele se torna útil na hora de visualizar as etapas que um consumidor percorre ao entrar em contato com o seu negócio através do WhatsApp.
Dessa forma, se torna possível alcançar um atendimento com mais qualidade e excelência, otimizando a experiência do seu cliente e resolvendo seus problemas com rapidez e assertividade.
Assim, com um fluxograma em prática, os seus atendentes estarão sempre a postos para direcionar cada contato que chega pelo WhatsApp da sua empresa.
Além disso, a sua equipe terá mais autonomia e, com isso, um aumento da produtividade.
Ao resolver as dúvidas dos seus clientes de forma rápida e assertiva, menor será o tempo de espera e maior será a probabilidade de clientes ficarão satisfeitos.
Outros benefícios de montar um fluxograma de atendimento para WhatsApp incluem:
- Permite identificar padrões no seu atendimento e automatizar etapas;
- Prepara a equipe comercial sobre como proceder em uma solicitação realizada frequentemente pelos clientes;
- Identifica pontos de melhoria no atendimento digital do seu negócio.
Etapas de um fluxograma de atendimento para WhatsApp
Cada empresa deve estruturar um fluxograma que atenda as necessidades específicas do negócio. Portanto, as etapas podem mudar e se adaptar a cada particularidade.
Porém, é importante destacar as 3 etapas que mais costumam marcar presença durante a elaboração de um fluxograma de atendimento para o aplicativo de mensagens instantâneas, o WhatsApp. Confira!
- Solicitação de Atendimento: Aqui é o momento onde o consumidor entra em contato com o seu negócio. Nessa primeira etapa, é onde se coletam informações básicas que auxiliam a direcionar o atendimento.
- Direcionamento do atendimento: Nesta segunda etapa, o atendente recebe a solicitação do consumidor e verifica o que é necessário fazer para resolvê-la. Caso não seja a especialidade do atendente, o ideal é que entre em ação o departamento especializado.
- Encerramento do atendimento: Nesta última etapa é onde ocorre a conclusão e encerramento do atendimento. Uma dica é inserir uma pesquisa de satisfação para colher feedbacks e analisar pontos de melhoria neste processo de atendimento digital.
Dicas para montar um fluxograma de atendimento no WhatsApp
Sendo programado de acordo com as demandas da empresa, um fluxograma de atendimento para o WhatsApp necessita de um bom planejamento.
A primeira coisa a se fazer é definir o objetivo desse processo. Isso deve ser feito pensando em médio e a longo prazo. Ou seja, é preciso estruturar o que será feito na empresa, do pré ao pós-venda.
Depois, determine quais são as atividades que irão fazer parte deste fluxograma. Se existe alguma área mais complicada no seu negócio (que demande de uma atenção específica), este cliente deverá ser direcionado de forma correta.
Identifique as demandas e perfil dos clientes. Imagine uma ordem cronológica de como os processos acontecem, como, por exemplo, ao receber uma mensagem de um cliente, para quem este atendimento deverá ser direcionado?
Utilize símbolos com legendas para organizar o seu fluxograma de atendimento. Esta representação gráfica precisa ser um padrão específico, como já abordamos anteriormente.
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Todos os canais de comunicação da sua empresa como Webchat, Facebook, Instagram e WhatsApp serão unificados a nossa plataforma que é integrada a API Oficial do WhatsApp Business.
Isso porque ao contratar uma plataforma que é autorizada a revender o serviço oficial do WhatsApp Business API, você garante maior estabilidade na comunicação com seus clientes.
Além disso, conta com vantagens que só uma API Oficial proporciona, como ter vários atendentes em um mesmo número de telefone, acesso a relatórios e análise de dados relevantes para tomada de decisões e melhorias no atendimento digital e muito mais!
Através dos chatbots (robô/software que responde ao cliente – de forma inteligente e automática), é possível tornar o seu processo de vendas ainda mais eficiente.
Já que permite, a partir do fluxograma de atendimento criado, elaborar automações que deixam o processo de atendimento digital do seu negócio mais assertivo e simples.
Outro ponto de destaque, é que você também poderá identificar se há algum problema com o seu fluxograma de atendimento.
Isto porque com as pesquisas de satisfação, você terá um feedback dos clientes e poderá reformular as suas estratégias quando for necessário.
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Não importa o tamanho da sua empresa, ter um fluxograma de atendimento é muito importante para conduzir o seu negócio.
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