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Você sabia que ter o sistema de atendimento via WhatsApp tem sido uma realidade no cotidiano das empresas?
Segundo o Panorama Mobile Time da Opinion Box (2025), o WhatsApp lidera o ranking dos 10 apps mais populares entre os brasileiros.
Seja para enviar um meme no grupo da família ou entrar em contato com o seu restaurante favorito, o fato é que o WhatsApp é um sinônimo de sucesso soberano e marca presença na página inicial dos celulares de 53% dos brasileiros.
Além disso, segundo levantamento da Data AI Intelligence (2024), o WhatsApp é o segundo aplicativo mais acessado pelos brasileiros com média de 24h mensais, perdendo somente para o TikTok, com 30h mensais.
Sabendo disso, preparamos este artigo para que você saiba tudo sobre um sistema de atendimento via WhatsApp, bem como os benefícios dessa estratégia. Aproveite a leitura!
O que é um sistema de atendimento via WhatsApp?
Em suma, muitos negócios vêm investindo em ter o WhatsApp como sistema de atendimento para facilitar a comunicação entre marca e cliente.
Um sistema de atendimento através do WhatsApp é uma plataforma que permite gerenciar as mensagens da conta de WhatsApp da sua empresa pelo computador.
Porém, essa plataforma não possui nenhuma similaridade com o WhatsApp Web. Isso porque o sistema de atendimento possui diversas outras vantagens que não existem no WhatsApp Web.
Assim, através de um software de gerenciamento via WhatsApp é possível agilizar seu atendimento digital e torná-lo muito mais eficiente e organizado, o que se torna ideal para empresas que desejam atingir os seus objetivos e expandir o crescimento no meio online.
Vantagens do sistema de atendimento via WhatsApp para o seu negócio
Contar com uma plataforma de atendimento via WhatsApp é como organizar toda a casa para receber as visitas.
Dessa forma, através dela se torna possível gerenciar toda a chegada e saída de clientes na central de atendimento do seu negócio.
Assim, você obtém mais controle da jornada de compra de cada consumidor, desde a chegada do lead até o momento em que ele se torna cliente, podendo colocar em ação estratégias que visam fidelizá-lo.
Aproveite para conferir abaixo outros benefícios que um sistema de atendimento pelo app de mensageria proporciona:
- Organização do atendimento;
- Centralização dos canais de comunicação da empresa;
- Autoatendimento via chatbot;
- Integração com outros sistemas;
- Melhora a experiência de compra do cliente;
- Agilidade no atendimento;
- Maior controle da jornada de compra de cada cliente;
- Aumento da produtividade da equipe de vendas e atendimento.
Dessa forma, seu negócio garante mais fluidez e agilidade no atendimento digital, fazendo com que o fluxo de mensagens seja gerenciado de forma mais eficiente.
Mas como obter esse sistema de atendimento? Somente através de uma Plataforma do WhatsApp Business (API Oficial). Prossiga com a leitura que iremos te explicar melhor sobre isso no próximo tópico.
Afinal, o que seria uma API Oficial?
O WhatsApp possui três versões: uma de uso pessoal, outra focada para empresas e a versão API. Enquanto a versão pessoal deve ser utilizada apenas para conversas cotidianas com familiares e amigos, a versão Business já é recomendada para empresas que desejam estreitar a comunicação com clientes, porém não traz funcionalidades que possam aprimorar esse relacionamento.
Já a versão API é uma alternativa oferecida pelo WhatsApp que permite integrar sistemas e oferecer um atendimento dedicado em proporcionar uma boa experiência ao cliente.
Assim, através de uma API Oficial é possível adaptar o fluxo de atendimento pelo WhatsApp de acordo com as particularidades do seu negócio. Por exemplo, incluir um chatbot para criar diálogos de forma mais automatizada e inteligente, gerar relatórios que mostram insights para melhorias no atendimento, além de permitir que a comunicação da sua empresa se torne omnichannel.
Portanto, somente com a versão API Oficial seu negócio poderá contar com essas e outras funcionalidades para tornar seu atendimento digital mais assertivo e eficiente.
Problemas de empresas que utilizam sistema de atendimento WhatsApp não oficiais
Se você já tentou gerenciar o atendimento da sua empresa em um WhatsApp em um sistema não oficial, sabe o caos que isso pode resultar: mensagens perdidas, dificuldade em saber quem está falando com quem e a preocupação de ter o número bloqueado.
Ao optar por uma versão não oficial você acaba comprometendo a segurança do seu negócio, expondo seus dados e também dos seus clientes.
Além disso, a versão não oficial acaba infringindo diversas diretrizes do WhatsApp. Por isso, ao fazer a integração do seu número com uma plataforma segura e que ofereça a API Oficial você garante a credibilidade e estabilidade que seu negócio merece.
A seguir, listamos alguns dos principais problemas que as empresas enfrentam ao utilizar sistemas de atendimento não oficiais para WhatsApp. Confira!
Demora no envio de mensagens
As informações enviadas pelos sistemas não oficiais tendem a sofrer delay no envio, gerando maior fila de espera. E isso acaba sendo péssimo para empresas que querem fechar mais vendas e conquistar mais clientes.
H3 Falta de segurança nas informações
Os sistemas não oficiais não respeitam a LGPD e, dessa forma, as informações que circulam dentro do WhatsApp podem vazar facilmente. Dados dos clientes podem ser vazados e ficam à mercê de ataques cibernéticos, comprometendo a sua privacidade.
Ter mais de um atendente no mesmo número
A funcionalidade está disponível somente para as versões oficiais dos sistemas de atendimento WhatsApp.
Bloqueio do número de WhatsApp
Justamente por não respeitar a LGPD, as plataformas não oficiais oferecem um alto risco de bloqueio e banimento para as empresas;
Dependência de um aparelho físico de celular
Com as ferramentas não oficiais as contas de WhatsApp para empresas ficam refém de um telefone físico conectado à internet e com bateria.
Perda de credibilidade
Se um cliente notar que você utiliza uma versão não oficial do WhatsApp isso pode acabar comprometendo a credibilidade do seu negócio, dando um aspecto de empresa amadora e com falta de profissionalismo.
Instabilidade no sistema
A versão não oficial não é estável, com isso, o sistema tende a ser lento e cair diversas vezes, o que acaba prejudicando a performance do seu atendimento digital.
Dicas para implementar uma boa estratégia de atendimento via WhatsApp
Para usufruir de todos os benefícios que uma Plataforma do WhatsApp Business (API Oficial) oferece, é necessário colocar em prática estratégias que impulsionam seu negócio na hora de gerar leads, transformá-los em clientes e também no momento de fidelizar cada um, oferecendo uma experiência de pós-venda assertiva e de qualidade.
Por isso, confira alguns pontos que devem ser levados em consideração na hora de implementar um sistema de atendimento via WhatsApp:
- Mantenha a equipe comercial em constante atualização
As práticas de vendas estão sempre se renovando, já que costumam levar em consideração o comportamento do consumidor.
Portanto, manter a equipe comercial atenta às mudanças é fundamental para garantir que se atualizem sobre as novas tendências de mercado. Sendo bem útil para aprimorar as vendas da empresa através do WhatsApp.
- Divulgue esse canal de comunicação
Já conta com um bom e estruturado sistema de atendimento pelo WhatsApp? Então, divulgue-o! Uma ótima forma de fazer isso é através dos anúncios de clique que direcionam o lead para iniciar uma conversa no WhatsApp da sua empresa.
Além de ser uma excelente forma de captar novos clientes, você acaba mostrando essa outra possibilidade que o consumidor tem de entrar em contato com a sua empresa.
- Aposte no omnichannel
Ter um sistema de atendimento via WhatsApp é ótimo, mas apostar na estratégia omnichannel é melhor ainda! Se você, além do WhatsApp, também atende pelo Instagram, Facebook e Webchat, considere unificar seus canais de atendimento e atender seus clientes em uma única plataforma.
Isso, com certeza, irá aprimorar ainda mais a experiência do seu cliente e oferecer a ele um atendimento mais assertivo, eficiente e de qualidade.
Cases de Sucesso de empresas que utilizaram um sistema de atendimento via WhatsApp
Ainda não está convencido de que adquirir uma plataforma de atendimento é o melhor para sua empresa?
Então deixa eu te mostrar um caso real de uma empresa que contratou a Poli e aumentou 9% no faturamento transformando a experiência dos seus clientes.
A agência de turismo Real Seguro Viagem optou pela plataforma da Poli Digital para otimizar seu atendimento e transformar a experiência do cliente. Eles estavam procurando uma solução que resolvesse os problemas com quedas de ligação, repetição de dados e longos tempos de espera que faziam parte da rotina da empresa.
A implementação do sistema de atendimento melhorou significativamente a satisfação do cliente, já que agora, a seguradora atende seus clientes com agilidade, estabilidade e segurança. De acordo com o diretor de operações da empresa, a agência reduziu a demora do atendimento pela metade, caindo de 10 minutos antes de contratarem a Poli, para menos de 5 minutos agora.
Se você quiser ver o depoimento completo da Real Seguro Viagem, ele está disponível no blog da R7 Notícias. E se você deseja ver mais cases de sucesso de clientes da Poli, nossa página de cases está disponível no nosso site, passa lá e dá uma conferida.
Agora se sua empresa também está precisando automatizar o atendimento, centralizar canais de comunicação e transformar a experiência do seu cliente, então está na hora de adquirir um sistema de atendimento via WhatsApp
Adquira um sistema de atendimento via WhatsApp
Portanto, como você pôde notar, não há a possibilidade de pensar em uma operação de atendimento digital sem os sistemas de atendimento via WhatsApp.
Os negócios que já utilizam essa ferramenta estão com a metade do jogo ganho, porque seus atendimentos são cada vez mais ágeis e homogêneos.
Sendo assim, queremos te apresentar um sistema de atendimento que é capaz de integrar os canais de WhatsApp, Instagram, Facebook e Webchat em um único lugar.
A Poli é uma plataforma de atendimento omnichannel que centraliza canais, otimiza processos, integra sistemas e escala atendimentos de forma segura e eficaz.
Com a Plataforma Poli, você garante ainda mais funcionalidades como pagamentos e cobranças através do Poli Pay, que é nosso sistema de catálogo e pagamentos. Além disso, você pode usufruir do autoatendimento, que oferecemos através do nosso Chatbot.
Para continuar se aprofundando sobre o assunto de API, prossiga com a leitura: “Porque ter uma API do WhatsApp na sua empresa”.
